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06
sep.

企业oa办公系统实施的常见问题


企业oa办公管理系统在经过整体规划、调研、oa选型、定制开发、试运行等过程后交付最终用户并上线使用,开始oa系统使用和推广。与其他的管理软件如:crm、财务软件等不一样的是,企业oa办公系统实施的应用决定了它是一个“全员信息化”的大事,企业各个部门和绝大多数人都会使用到oa。因此,从上线那一天起到最后无论好坏,每个人都知道企业oa信息的情况和体会到oa给企业带来的实际效果。企业oa办公管理系统上线后在推广和使用过程中会遇到各种问题,相关的问题如果处理不好将会影响推广使用的效果,甚至决定oa项目的成败,我们将常见的问题分类归纳如下:


1、oa软件系统的问题

oa软件的选型是oa系统实施的重要环节,成功的系统选型是企业oa办公管理系统成功实施的前提条件。成熟和易用的oa办公软件更有利于在企业内部进行实施和推广,如果系统的稳定性不好,系统不能正常和稳定的运行势必影响oa日常的使用;oa办公管理系统的性能对用户的体验也非常重要,如果一个性能不太好、每次点击网页响应速度慢的系统带来是比较差的用户体验。


oa系统中如果包含了定制开发的功能,在使用过程中可能出现系统运行的错误和数据错误等问题,需要协调软件厂商解决。


2、oa功能需求问题

这种情况主要出现在定制开发的oa功能模块上,涉及到模块功能细节的调整和功能的增加,一般是最终使用者在使用过程中发现现有开发出来的功能与现有的功能有出入,或不能满足目前使用的实际需要。


如果是功能的增加,软件厂商和最终用户双方定好边界,如果需求功能无限制的调整和增加,频繁的修改势必带来新的错误影响正在运行系统的稳定性。如果确认是必须修改的,最好能够分批完整的提出,这样也有利于软件设计者对系统统筹规划设计。


3、推广使用的问题

使用推广是企业oa办公系统实施的一个最重要的环节,要分步实施、从易到难,忌贪一步到位,单位内容必须领导带头使用,使用前最好做好相关的培训。


在使用范围上,可以选择重要部门和计算机基础好的使用者先开始(在需求和测试环节,这些部门的核心人员能够前期参与进来),逐步的扩展到整个单位。


在模块上可以选择容易使用和重要的功能,预先投入培训和推广使用,如果员工进入oa办公管理系统之后看到那么多陌生的功能模块,心里难免有抵触心理。


最好能配备专门的系统管理员,要负责协同办公软件系统的系统初始化以及今后的系统维护,系统管理员根据单位的规模进行配备,要求高可以计算机专业出身的人员比较合适,系统管理员的责任心以及技术水平与今后协同办公软件的使用情况有直接关系,在oa使用过程中遇到的问题一般会直接反馈到系统管理员。


4、oa办公管理系统服务的问题

没有可靠的服务是不可能做好企业oa办公系统实施的,建议选择自主研发的产品,这样有利于进行二次开发和服务,因为没有哪一款产品能完全符合每一个用户的需求。


承元oa构建在在承元定制开发平台上,使企业oa办公管理系统的维护、功能升级及二次开发变得更加容易、快捷,将为你带来量身定做的实际效果。


软件系统中出现的问题和响应速度取决于两方面,一是软件厂商的服务团队的技术和经验,二是oa软件系统自身的技术架构、易维护、易扩展。


5、企业oa办公系统实施的相关保障机制

企业oa办公管理系统的实施同时需做好相关的保障机制,以确保oa办公管理系统稳定和正常的运行,如:系统的稳定性,oa办公管理系统的安全性特别是数据安全性,在系统运行需建立数据备份机制、系统崩溃后的快速恢复等应对措施,做好病毒防护;企业oa办公管理系统如果部署在internet上,需做处理好网络波动对oa使用的影响的应对措施。


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